GDPR 법률에는 급여 명세서를 이메일로 보내는 것이 더 이상 허용되지 않는다고 명시되어 있지 않지만, 그렇다고 해서 보내는 정보를 보호하지 않고 급여 명세서를 이메일로 보낼 수 있는 것은 아닙니다.
급여 관리국에서 GDPR을 준수하는 경우 모든 급여 보고서와 급여 명세서를 암호로 보호하기만 하면 된다고 생각할 수 있습니다. 그러나 따라야 할 엄격한 절차가 있습니다.
급여 명세서를 이메일로 보내기로 선택한 경우 모든 급여 명세서가 비밀번호로 보호되고 직원이 선택한 이메일 주소로 직접 발송되는지 확인해야 합니다. 모든 직원에게 동일한 암호를 사용하는 것은 GDPR 위반으로 간주될 수 있으므로 각 직원에게 고유한 암호를 사용하는 것이 매우 중요합니다.
모든 급여 명세서에 보안 암호화를 제공하는 것 외에도 급여 명세서가 전송되면 급여 소프트웨어 제공업체의 서버에서 급여 명세서를 삭제해야 합니다.
그러나 정보를 안전하게 공유하는 것만이 GDPR을 준수하는지 확인하는 데 필요한 유일한 것은 아닙니다. 사이버 공격을 피하기 위해 필요한 모든 조치를 취했는지 확인하고, 도난, 화재 또는 컴퓨터 손상에 대비한 데이터 사본을 안전하게 보관하고 직원에게 고용주가 보유하고 있는 정보를 쉽게 업데이트할 수 있는 방법을 제공합니다. 중요한 GDPR 요건.
이러한 모든 요구 사항을 고려하는 시스템을 구축하는 것은 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 대신 보안 포털은 급여 프로세스를 단순화하고 직원의 정보를 보호할 수 있는 가장 안전한 환경을 제공할 수 있습니다. 보안 포털은 최대 수준의 보안 및 GDPR 준수를 제공하며 급여 명세서 배포를 자동화하고 급여 기간마다 급여 보고서를 이메일로 보낼 필요가 없기 때문에 급여 프로세스를 훨씬 쉽게 만듭니다.
급여 명세서 및 기타 민감한 급여 문서를 안전하게 보내고 저장하는 기능 외에도 셀프 서비스 포털은 고용주와 직원에게 원격으로 정보에 쉽게 액세스할 수 있는 방법을 제공하는 것과 같은 다른 이점도 있습니다. 또한 셀프 서비스 포털을 통해 직원은 쉽게 휴가를 요청하고 개인 정보를 추적하고 필요할 때 업데이트할 수 있으며 모든 급여 기록을 안전하게 백업할 수 있습니다.
셀프 서비스 포털은 GDPR 프로세스를 훨씬 쉽게 만들 뿐만 아니라 최대 2천만 유로 또는 전년도 연간 매출의 4% 중 더 높은 금액으로 벌금을 부과할 위험을 제거합니다.
BrightPay Connect는 급여가 열릴 때 15분마다 급여 데이터를 자동으로 백업하고, 고용주 파일을 닫으면 다시 모든 백업을 다운로드하고 필요한 경우 복원할 수 있습니다.
즉, 포털은 항상 클라우드에 급여 파일의 안전한 복사본을 유지하여 사이버 공격의 경우 데이터를 보호하고 컴퓨터 손상과 같은 물리적 장비에 일이 발생할 경우 데이터를 복원할 수 있습니다.
GDPR은 개인이 정확하지 않은 개인 데이터를 수정하거나 필요한 경우 완료할 권리가 있음을 명시합니다. BrightPay Connect 포털을 사용하면 고용주가 보유한 모든 개인 데이터를 직원이 볼 수 있으며, 직원은 승인 휴가 요청을 쉽게 편집하고 직원의 연락처 세부 정보를 업데이트할 수 있습니다.
예를 들어 직원 정보가 불완전하거나 정확하지 않은 경우 전화번호나 우편 주소가 변경된 경우 직원은 포털에서 쉽게 세부 정보를 업데이트할 수 있습니다. 포털은 PC, Mac, 태블릿 또는 직원 스마트폰 앱을 통해 자신의 스마트폰까지 사용할 수 있습니다.
GDPR을 준수하기 위해 모든 급여 명세서 정보는 급여 처리에 꼭 필요한 경우에만 급여 처리자에게만 제공되어야 합니다. BrightPay Connect를 사용하면 할당된 작업을 완료하는 데 필요한 정보에만 액세스할 수 있도록 사용자를 설정할 수 있습니다.
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