모든 비즈니스에는 업종에 관계없이 구매자와 판매자라는 두 가지 주요 당사자가 있습니다. 회사는 구매 주문서와 송장을 사용하여 재고 및 판매를 추적합니다. 이 문서들은 여러 면에서 유사하기 때문에 종종 혼동이 있습니다.
구매자가 개시한 구매자와 판매자 간의 법적 문서입니다. 반면, 인보이스는 판매된 상품에 대한 지불을 요청하는 판매 문서입니다.
구매 주문은 구매자가 판매자가 지정한 가격으로 자재를 요청하는 판매자에게 전달됩니다. 여기에는 다음 사항이 포함됩니다.
구매 오더는 판매 요구 사항을 정의하는 대로 판매 송장이 전송되기 전에 생성됩니다. 적절한 구매 주문 시스템을 갖추면 경영진이 주문, 배송 및 수령했지만 청구되지 않은 재고를 추적하는 데 도움이 됩니다. 현대 기술이 도입되면서 구매 주문이 전산화되어 더 나은 지불 및 재고 추적이 가능해졌습니다.
주문 작업은 세 단계로 이루어집니다.
구매자는 구매 부서를 통해 전자적으로 주문합니다. 일반적으로 주문과 관련된 모든 세부 정보가 포함됩니다. 구매자가 해야 할 일은 컴퓨터의 각 데이터에 대한 필드를 채우고 판매자에게 우편으로 보내는 것입니다.
구매자가 구매 주문을 제출하면 판매자가 주문을 처리합니다. 판매자 측의 주문 상태는 제품이 배송될 때까지 계속 진행됩니다. 배송물이 구매자의 창고에 물리적으로 도착하면 구매 주문이 재고와 비교되고 실제 재고가 도착합니다. 그런 다음 구매 주문이 처리 중으로 표시되고 결제 대기 중입니다.
공급업체는 이러한 주문을 주문 이행 및 지불 프로세스에 사용합니다. 지불 및 배송을 받으면 판매자는 주문을 사용하여 재고를 집계합니다. 종종 전자 입력과 함께 판매자는 선적을 수동으로 확인하기 위해 종이 사본도 가져옵니다. 미결제 주문일 경우 결제 알림 날짜 및 마감일과 함께 반품 날짜가 설정됩니다.
구매자는 신용으로 공급품이나 재고를 구매하고자 할 때 구매 오더를 사용합니다. PO는 분쟁 발생 시 위험 보호 역할도 합니다. 또한 재고 및 지불 추적에서 중요한 역할을 합니다. 공급업체가 정확한 상태에 대해 배송 및 주문된 재고를 비교하는 데 도움이 됩니다. 공급자는 특정 주문에 대해 받은 지불을 추적할 수 있습니다. 구매자는 또한 상품의 적시 수령을 모니터링하기 위해 구매 주문서의 인쇄본을 보유합니다.