서류 캐비넷이 이음새에서 파열된다면 당신은 혼자가 아닙니다. 소규모 사업자로서 사업자 등록증, 직원 기록, 회사 점심 영수증 등 모든 항목을 추적해야 하는 많은 서류 작업이 있습니다.
관리하기 더 어려운 기록 중 일부는 비즈니스의 세금 문서와 함께 제공되는 모든 증빙 서류입니다.
기본적으로 많은 비즈니스 소유자는 결국 모든 마지막 영수증을 수년 동안 불필요하게 저장합니다. 또는 더 심하게는 압도되어 중요한 정보를 버리는 것입니다.
IRS는 최대 7 동안 귀하의 보고서를 감사할 수 있습니다. 세금 신고가 부정확하게 이루어졌다고 의심되거나 불량 부채에 대한 공제를 청구한 경우 신고 후 몇 년. 세금 신고서를 수정해야 하는 기간인 제한 기간은 신고서 제출 후 3년이 지나면 만료됩니다. 따라서 세금 신고서와 모든 증빙 서류를 최소 7년 이상 보관하십시오.
고유한 비즈니스 요구 사항을 기반으로 한 연방 세금 문서 요구 사항에 대한 전체 분석을 보려면 IRS 웹사이트로 이동하여 세금 기록 보관 기간에 대한 해당 페이지를 읽어보십시오.
재무 기록과 관련된 세금 규칙은 매년 변경되는 것 같습니다. 아래 가이드는 최신 요구 사항을 더 잘 이해하고 어떤 문서를 저장해야 하는지, 어떤 문서는 파쇄할 수 있고 어떤 문서는 잠금 장치가 있는지 분류하는 데 도움이 됩니다.
다음 문서는 말 그대로 계속 확인하고 싶은 문서입니다. 매년 이 6개의 세금 문서를 인쇄, 보관 및 보관하십시오.
모든 비즈니스 기록에 물리적 문서 추적을 유지해야 하는 것은 아닙니다. 많은 기업과 마찬가지로 기록과 문서를 전자적으로 유지하려는 경우 이러한 문서를 서버나 클라우드에 보관할 수 있습니다.
이러한 문서를 전자적으로 저장하기로 결정했다면 신뢰할 수 있고 입증된 데이터 보안으로 정보를 보호하는 것이 비즈니스 안전에 매우 중요합니다. 최근 SCORE 웹 세미나 '중소 기업이 사이버 보안에 대해 알아야 할 사항'에서는 민감한 문서의 백업 및 복구에 대해 다룹니다.
어떤 전자 또는 클라우드 기반 스토리지 옵션을 선택하든 해당 플랫폼의 데이터 보안과 비즈니스를 보호하고 보안 침해가 있는 경우 데이터를 복구하기 위한 프로세스를 조사하는 데 시간을 할애할 가치가 있습니다. 이 비즈니스 클라우드 스토리지 제공업체 목록을 확인하여 비즈니스에서 민감한 정보를 전자적으로 저장하고 세금 문서 및 기타 비즈니스 기록을 정리하는 가장 안전한 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다.
물리적 또는 전자적으로 저장할 필요가 없는 몇 가지 유형의 비즈니스 기록이 있습니다. 사실, 개인 정보가 포함된 일부 기록은 그렇지 않은 것보다 몇 배나 더 잘 파쇄됩니다. 여기에는 세금 문서, 법률 문서 및 위에 나열된 대부분의 기록이 제외됩니다.
비즈니스에서 유지 관리해야 할 중요한 문서를 파쇄하기 전에 항상 재무 고문 및 회계사와 확인하십시오. 그러나 일반적으로 대부분의 기업은 개인 정보가 나열된 중요하지 않은 문서를 파쇄할 수 있습니다.
해당 업무 기록을 보관할지 아니면 멀리 보관할지 잘 모르겠다면 제한 기간이 만료된 후에도 계속 보관해 두는 것이 결코 나쁜 선택이 아닙니다. 또한 기록을 디지털화하면 과거 문서를 훨씬 더 쉽게 저장할 수 있어 파일 캐비닛의 스트레스를 덜 수 있습니다.
비즈니스의 재무 기록을 정리하고 어떤 문서를 물리적 사본으로 저장할지, 어떤 문서를 전자적으로 저장할 수 있고 어떤 문서를 파쇄할 수 있는지 알았으므로 다음 단계는 올바른 파일링 및 저장 시스템을 마련하는 것입니다. 문서.
비즈니스 기록을 정리하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 SCORE 멘토의 도움을 받는 것입니다. 멘토가 귀하의 기록을 관리하기 위한 최상의 리소스를 안내하고 세금 문서 및 기타 비즈니스 기록을 정리할 수 있는 시스템을 만드는 데 도움을 줄 것입니다. 지금 SCORE 멘토에게 연락하세요.