문서 관리(DM) 정의부터 시작하겠습니다. 문서 검색 및 구성을 지원하는 동시에 사무 프로세스를 용이하게 하는 중앙 집중식 문서 저장소를 유지 관리하는 모든 소프트웨어 시스템을 의미합니다.
따라서 DM은 단순한 공유 폴더 구조에서 전체 버전 관리, 사용자 지정 메타데이터, 보기, 필터링, 정렬, 사용자 액세스 제어 및 문서 워크플로를 지원하는 정교한 관리 시스템에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.
대부분의 전문 기업은 방대한 양의 문서를 처리하므로 문서 저장소를 위한 안전하고 강력한 스토리지는 IT의 주요 관심사이자 비용 중심입니다.
문서 생성, 편집, 저장 및 인쇄가 모두 사무실 내에서 로컬로 수행된다는 점을 감안할 때 DM을 클라우드로 이동하는 것도 고려하는 것이 적절하거나 가치가 있는지에 대한 질문이 제기됩니다.
DM을 위한 사내 배포에 전념하는 회사는 일반적으로 다음과 같은 이유를 제공합니다.
• 직원과 시설 모두와 함께 자체 IT 인프라에 상당한 투자가 이루어졌으므로 이 투자를 활용해야 합니다.
• 서버의 물리적 보안은 전적으로 자체 통제 및 책임하에 있습니다. 일반적으로 사내 서버에 대한 에스코트 액세스만 허용되며 자체 하드웨어만 내부 네트워크에 연결할 수 있습니다.
• 전자 보안은 기본적으로 격리된 사설 내부 네트워크에 대한 제어된 프로토콜 수준 액세스를 가능하게 하는 인터넷과의 방화벽 격리 덕분에 관리됩니다.
• 직원이 통제되고 관리되는 데스크톱 작업 환경을 갖도록 IT에서 애플리케이션 사용을 제어하고 중앙에서 관리합니다.
이러한 조치는 해커 공격 및 바이러스 침투와 같은 외부 위협으로부터 조직을 보호하고 알려진 수준의 시스템 성능, 중복성 및 백업을 보장하기 위해 고안되었습니다.
일반적으로 조직에서 요구하는 보안 및 견고성 수준을 유지하려면 DM의 내부 설치가 필요하다고 생각합니다.
하지만 이것이 정말 사실이며 비용은 얼마입니까?
온프레미스 배포에는 일반적으로 면밀한 조사가 필요한 상당한 IT 비용이 수반됩니다. 일반적으로 3개의 주요 비용 센터가 있습니다.
• 구입 비용.
• 유지 관리 비용.
• 백업 비용.
얼마나 안전한가요?
방화벽 뒤에 잠겨 있기는 하지만 온프레미스 또는 가상화된 서버 환경에서 얼마나 많은 비용을 지출하든 리포지토리는 이메일이나 웹 액세스를 통해 침투하는 크립토 로커와 같은 멀웨어의 공격에 여전히 취약한 것 같습니다.
CDM은 문서 중심 비즈니스를 위한 비용 효율적인 솔루션이며 다음과 같은 이점을 제공합니다.
• 무제한 파일 저장 – 더 이상 디스크 공간이 부족하거나 값비싼 서버 업그레이드가 필요 없습니다.
• 영구 보관 – 더 이상 테이프가 필요 없고, 무제한 영구 온라인 보관으로 손실되지 않습니다.
• 공동 작업 – 업로드, 다운로드, 사본 없이 단일 소스 공유 문서.
• 보안 – 세계 정상급 데이터 센터에 복제된 안전하게 암호화된 파일 저장소.
• 접근성 – 언제 어디서나 모든 장치에서 온라인으로 파일을 보고 편집할 수 있습니다.
따라서 진정한 클라우드 애플리케이션 기술을 사용하면 장비를 소유 또는 임대하고 유지 관리하고 백업하는 기존의 모든 비용을 없앨 수 있습니다. 이를 통해 호스트 서버에 대한 값비싼 IT 지원 서비스를 제거할 수 있습니다. 그것이 미래의 길입니다.
