송장 분쟁을 해결하는 5가지 방법

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분쟁은 종종 비즈니스가 때때로 직면하는 장애물입니다. 품질 분쟁, 송장 분쟁, 배송 분쟁, 관리 분쟁 등과 같은 많은 종류의 분쟁이 있습니다. 이 모든 것에서 인보이스 분쟁이 더 자주 발생합니다. 소규모 비즈니스는 대부분 인보이스에서 생성된 현금 흐름에 의존하므로 인보이스 분쟁으로 인해 비즈니스 운영이 중단될 수 있습니다.

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인보이스 분쟁이란 무엇입니까?

인보이스 이의 제기 고객이 불일치를 이유로 청구서의 견적 금액 지불을 거부하는 경우입니다. 불일치는 다음 원인 중 하나일 수 있습니다.

  • 날짜 오류
  • 시간
  • 수량
  • 가격
  • 항목 설명 및 기타

일반적으로 발생하는 인보이스 분쟁:

  • 고객이 제품에 만족하지 않음:

이 분쟁은 제품 불일치가 있을 때 발생합니다. 고객의 기대와 기업의 제품 배송이 일치하지 않았을 것입니다. 따라서 클라이언트는 이러한 이유를 들어 견적 금액 지불을 거부합니다. 때로는 고객이 처음에 그 제품을 주문했을지라도 마음이 바뀌는 경향이 있으므로 고객과 공급업체 간의 대화를 철저히 기록하면 이 분쟁을 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  • 작업표:

비즈니스가 서비스를 제공하는 경우 클라이언트에게 시간을 청구하는 것이 일반적입니다. 따라서 서비스 제공자는 고객에게 사전에 시간에 대한 요금이 부과됨을 알려야 합니다. 인보이스 이의 제기 클라이언트가 비즈니스에서 보낸 시간에 대한 지불을 거부할 때 발생할 수 있습니다. 기록된 작업표로 이러한 상황을 해결할 수 있습니다.

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  • 가격 분쟁:

대부분의 경우 이러한 종류의 인보이스 분쟁 클라이언트와 공급업체가 서비스 또는 제품에 부과되는 가격 문제를 놓고 흥정을 하기 때문에 가장 일반적입니다. 이 문제는 일반적으로 클라이언트와 공급업체가 직접 대면하여 원만한 솔루션에 도달할 때 해결됩니다. 그렇지 않은 경우 인보이스 이의 제기 절차가 있습니다. 옵션.

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인보이스 이의 제기 절차:

1. 공급업체에 알림:

인보이스 분쟁법에 따름 대부분의 국가에서 공급업체는 송장을 받은 후 21일 전에 불일치에 대해 통지해야 합니다. 고객은 송장에 대한 지불을 거부하는 이유와 함께 공급업체에 첨부된 송장과 함께 이메일을 보내야 합니다. 고객이 어떤 사람과 이야기를 나누었다면 커뮤니케이션 날짜, 그 사람의 입장, 대화 내용이 포함되어야 합니다.

2. 송장 처리:

다음 단계는 고객이 반품 사유와 판매자 측에서 예상하는 수정 사항을 명시한 인보이스 반품 서신이 포함된 인보이스를 첨부해야 하는 인보이스 수정입니다. 고객은 이 서신과 송장의 사본을 보관해야 합니다. 기업이 고객에게 인보이스를 보내기 전에 피해야 하는 인보이스 발행 실수가 많이 있습니다.

인보이스가 수신되면 공급업체는 인보이스 분쟁에 대한 구제 조치를 시작할 수 있습니다. .

인보이스 분쟁 처리를 위한 팁:

1. 기록 유지:

모든 기업은 시간, 비용 및 기타 요소에 대한 청구서 세부 정보와 함께 모든 이메일 및 기타 서신을 기록해야 합니다. 이 기록은 고객이 송장 분쟁을 제기하는 경우에 도움이 됩니다. 기록은 공급업체가 고객의 주장을 반박할 때 증거로 사용됩니다.

2. 명확한 용어:

지불 조건이 명확하지 않으면 송장 분쟁이 발생하는 경우가 많습니다. 이 상황을 처리하는 효율적인 방법 중 하나는 모든 송장에 판매 조건을 명확하게 지정하는 것입니다. 청구서 만기일이 다가왔을 때 고객에게 알림을 보내면 적시에 결제할 수 있습니다.

3. 인용구:

견적 또는 견적은 송장이 아닙니다. 인보이스는 고객에게 청구되는 곳이며 견적은 제품 또는 서비스 비용에 대한 대략적인 추정치를 제공합니다. 견적이나 견적을 보내면 공급업체가 고객의 정확한 기대치를 파악하는 데 도움이 되며 견적 승인을 받으면 공급업체가 송장 분쟁의 위험을 완화할 수 있습니다.

4. 감정:

분쟁 송장을 받았다고 해서 반드시 고객이 옳고 공급업체가 틀리거나 그 반대인 것은 아닙니다. 문제를 논의할 때 공급업체는 문제의 확대를 피하기 위해 침착함을 유지하고 감정을 억제해야 합니다. 모든 사실을 주의 깊게 조사하면 원만한 해결책에 도달하는 것이 훨씬 쉬울 것입니다. 결함이 있는 경우 공급업체는 이를 수용하고 시정 조치를 취해야 신뢰 구축에 도움이 됩니다.

5. 소프트웨어:

좋은 인보이스 발행 소프트웨어에 투자하는 것은 비즈니스에 좋습니다. ZapERP와 같은 시장에는 송장을 자동으로 계산하여 고객에게 보내는 송장 발행 소프트웨어가 많이 있습니다. 이 소프트웨어는 분쟁 송장과 관련하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. ZapERP에는 고유한 인보이스 템플릿을 디자인하거나 사용 가능한 사용자 지정 템플릿을 사용할 수 있는 기능이 있습니다.

ZapERP를 사용하면 송장 및 청구서 관리가 더 쉬워집니다. ZapERP와 Xero의 강력한 통합을 즐기고 전자 상거래 송장 및 청구서 관리를 더 쉽게 경험하십시오. 모든 Xero 인보이스 발행 및 청구는 이 소프트웨어로 잘 관리할 수 있습니다. 무료로 가입하세요!

요점:

분쟁 송장 문제를 해결하는 것은 중소기업이 직면한 가장 큰 과제 중 하나입니다. 신속하게 해결하면 현금 흐름을 되찾고 고객의 신뢰를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다. 이용 약관을 명확하게 언급하고 정기적인 후속 조치를 취함으로써 기업은 고객으로부터 정시 지불을 기대할 수 있고 송장 분쟁의 위험도 줄일 수 있습니다.

관련: 소기업 소유자를 위한 8가지 인보이스 발행 팁

Hubstaff의 친구들은 '당신의 비즈니스가 지오펜싱의 이점을 얻을 수 있는 11가지 방법'에 대한 흥미로운 기사를 가지고 있습니다. 인력을 인보이스 발행과 연결하려는 경우에 매우 유용합니다.

이미지 크레딧:
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송장 분쟁에 대한 FAQ

분쟁 송장이란 무엇입니까?

이의 제기된 인보이스는 인보이스에 청구된 상품 또는 서비스의 정확성, 완전성 또는 품질에 문제가 있는 경우 발생합니다. . 기본적으로 인보이스에 뭔가 잘못되었거나 정확하지 않다는 불일치입니다.

인보이스에 이의를 제기할 수 있나요?

예, 청구서가 잘못된 것 같으면 이의를 제기할 수 있습니다. 모든 고객은 인보이스에 대해 이의를 제기할 권리가 있습니다. 유효한 근거에. 인보이스는 법적 구속력이 없으며 인보이스 수령인은 문제가 있는 경우 결제할 필요가 없습니다.

이의 제기된 인보이스에 어떻게 대응합니까?

청구서에 분쟁이 있는 경우 상황을 재치 있게 처리하십시오. 침착함을 유지하고 청구서가 만기되었음을 부드럽게 상기시켜야 합니다. 지연 또는 미납에 대한 이유를 물어보십시오. 필요한 경우 동의 증거를 보여주십시오. 유효한 불만 사항이 있는 경우 송장을 필요에 따라 수정하거나 변경합니다.

인보이스 이의 제기 시한은 어떻게 됩니까?

회사는 청구서 날짜로부터 30일 이내에 청구서에 이의를 제기할 수 있습니다.

분쟁 송장에 이자를 청구할 수 있습니까?

서면 통지를 한 경우 이의 제기된 인보이스에는 이자가 부과되지 않습니다. 청구서 발행인에 대한 청구 분쟁. 귀하는 조사가 완료될 때까지 분쟁 금액을 지불할 필요가 없으며 해당 금액에 대해 이자를 부과할 수 없습니다.
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