분쟁은 종종 비즈니스가 때때로 직면하는 장애물입니다. 품질 분쟁, 송장 분쟁, 배송 분쟁, 관리 분쟁 등과 같은 많은 종류의 분쟁이 있습니다. 이 모든 것에서 인보이스 분쟁이 더 자주 발생합니다. 소규모 비즈니스는 대부분 인보이스에서 생성된 현금 흐름에 의존하므로 인보이스 분쟁으로 인해 비즈니스 운영이 중단될 수 있습니다.
인보이스 이의 제기 고객이 불일치를 이유로 청구서의 견적 금액 지불을 거부하는 경우입니다. 불일치는 다음 원인 중 하나일 수 있습니다.
이 분쟁은 제품 불일치가 있을 때 발생합니다. 고객의 기대와 기업의 제품 배송이 일치하지 않았을 것입니다. 따라서 클라이언트는 이러한 이유를 들어 견적 금액 지불을 거부합니다. 때로는 고객이 처음에 그 제품을 주문했을지라도 마음이 바뀌는 경향이 있으므로 고객과 공급업체 간의 대화를 철저히 기록하면 이 분쟁을 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.
비즈니스가 서비스를 제공하는 경우 클라이언트에게 시간을 청구하는 것이 일반적입니다. 따라서 서비스 제공자는 고객에게 사전에 시간에 대한 요금이 부과됨을 알려야 합니다. 인보이스 이의 제기 클라이언트가 비즈니스에서 보낸 시간에 대한 지불을 거부할 때 발생할 수 있습니다. 기록된 작업표로 이러한 상황을 해결할 수 있습니다.
대부분의 경우 이러한 종류의 인보이스 분쟁 클라이언트와 공급업체가 서비스 또는 제품에 부과되는 가격 문제를 놓고 흥정을 하기 때문에 가장 일반적입니다. 이 문제는 일반적으로 클라이언트와 공급업체가 직접 대면하여 원만한 솔루션에 도달할 때 해결됩니다. 그렇지 않은 경우 인보이스 이의 제기 절차가 있습니다. 옵션.
인보이스 분쟁법에 따름 대부분의 국가에서 공급업체는 송장을 받은 후 21일 전에 불일치에 대해 통지해야 합니다. 고객은 송장에 대한 지불을 거부하는 이유와 함께 공급업체에 첨부된 송장과 함께 이메일을 보내야 합니다. 고객이 어떤 사람과 이야기를 나누었다면 커뮤니케이션 날짜, 그 사람의 입장, 대화 내용이 포함되어야 합니다.
다음 단계는 고객이 반품 사유와 판매자 측에서 예상하는 수정 사항을 명시한 인보이스 반품 서신이 포함된 인보이스를 첨부해야 하는 인보이스 수정입니다. 고객은 이 서신과 송장의 사본을 보관해야 합니다. 기업이 고객에게 인보이스를 보내기 전에 피해야 하는 인보이스 발행 실수가 많이 있습니다.
인보이스가 수신되면 공급업체는 인보이스 분쟁에 대한 구제 조치를 시작할 수 있습니다. .
모든 기업은 시간, 비용 및 기타 요소에 대한 청구서 세부 정보와 함께 모든 이메일 및 기타 서신을 기록해야 합니다. 이 기록은 고객이 송장 분쟁을 제기하는 경우에 도움이 됩니다. 기록은 공급업체가 고객의 주장을 반박할 때 증거로 사용됩니다.
지불 조건이 명확하지 않으면 송장 분쟁이 발생하는 경우가 많습니다. 이 상황을 처리하는 효율적인 방법 중 하나는 모든 송장에 판매 조건을 명확하게 지정하는 것입니다. 청구서 만기일이 다가왔을 때 고객에게 알림을 보내면 적시에 결제할 수 있습니다.
견적 또는 견적은 송장이 아닙니다. 인보이스는 고객에게 청구되는 곳이며 견적은 제품 또는 서비스 비용에 대한 대략적인 추정치를 제공합니다. 견적이나 견적을 보내면 공급업체가 고객의 정확한 기대치를 파악하는 데 도움이 되며 견적 승인을 받으면 공급업체가 송장 분쟁의 위험을 완화할 수 있습니다.
분쟁 송장을 받았다고 해서 반드시 고객이 옳고 공급업체가 틀리거나 그 반대인 것은 아닙니다. 문제를 논의할 때 공급업체는 문제의 확대를 피하기 위해 침착함을 유지하고 감정을 억제해야 합니다. 모든 사실을 주의 깊게 조사하면 원만한 해결책에 도달하는 것이 훨씬 쉬울 것입니다. 결함이 있는 경우 공급업체는 이를 수용하고 시정 조치를 취해야 신뢰 구축에 도움이 됩니다.
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요점:
분쟁 송장 문제를 해결하는 것은 중소기업이 직면한 가장 큰 과제 중 하나입니다. 신속하게 해결하면 현금 흐름을 되찾고 고객의 신뢰를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다. 이용 약관을 명확하게 언급하고 정기적인 후속 조치를 취함으로써 기업은 고객으로부터 정시 지불을 기대할 수 있고 송장 분쟁의 위험도 줄일 수 있습니다.
Hubstaff의 친구들은 '당신의 비즈니스가 지오펜싱의 이점을 얻을 수 있는 11가지 방법'에 대한 흥미로운 기사를 가지고 있습니다. 인력을 인보이스 발행과 연결하려는 경우에 매우 유용합니다.
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