귀하의 서면 커뮤니케이션은 귀하와 귀하의 비즈니스에 대해 많은 것을 말해줍니다. 실수는 브로콜리 조각이 치아에 끼인 것과 같습니다. 의도하지 않았지만 주의를 산만하게 만듭니다.

더 중요한 것은 표준을 높게 설정하지 않으면 심각한 장기적 결과를 초래할 수 있다는 것입니다. PRSA(Public Relations Society of America)의 전 회장이자 CEO인 Joann Killeen은 잘못된 의사 소통의 잠재적인 영향에 대해 다음과 같이 말했습니다.

“오늘날과 같이 경쟁이 치열한 비즈니스 환경에서 명확하고 간결한 글쓰기는 재정적 성공을 위한 필수 요소입니다. 고객이나 고객이 귀하가 작성한 내용을 이해하지 못하거나 판매하는 상품과 서비스가 무엇인지 명확하지 않은 경우 수익성은 고사하고 사업을 얼마나 오래 지속할 것으로 예상하십니까?

진실은 아무도 당신이 퓰리처상 수상자가 되거나 지금까지 쓰여진 모든 문법 규칙을 알고 있을 것이라고 기대하지 않는다는 것입니다. 핵심은 단점을 인식하고 시간을 들여 이를 방지하는 것입니다.

다음은 비즈니스 작성 시 주의해야 할 5가지 일반적인 문제 영역입니다.

1. 요점에 빠르고 효과적으로 도달하지 못함

Bryan Garner, The Harvard Business Review's Guide to Better Business Writing, 의 저자 "비즈니스 글쓰기의 가장 큰 병 중 하나는 글의 중간 부분으로 메시지를 미루는 것입니다."

무슨 말을 해야 하는지 알고, 말하십시오. 짚고 넘어가야 할 점이 하나 이상 있다면, 생각을 정리하기 위해 간단한 개요를 작성하세요. (또한 가장 중요한 포인트를 결정하는 데 도움이 됩니다.)

독자가 초능력자가 될 것이라고 기대하지 마십시오. 누군가에게 해주고 싶은 행동이 있다면 세 번째 단락의 마지막 문장에 숨기지 마세요.

여러 항목을 나열하거나 불러야 하는 경우 글머리 기호가 가장 좋은 친구가 될 수 있습니다.

2. 철자 오류

우리 모두는 무서운 철자 오류에 대한 두려움 속에서 살고 있습니다. 실수를 피하는 가장 좋은 방법은 속도를 줄이고 맞춤법 검사를 사용하는 것입니다. (이메일을 보내는 경우 보내기를 누르기 전에 오류 검사 도구를 실행할 수 있습니다.)

철자가 정확하지 않은 경우 온라인 사전을 사용하십시오. 단어가 아직 사전에 없는 비즈니스 용어인 경우 간단한 온라인 검색도 할 수 있습니다. 또는 다른 비즈니스나 출판물에서 이 용어를 어떻게 사용하는지 보십시오.

또한 Google 트렌드가 미국에서 가장 많이 틀리는 단어 지도를 발표했을 때 "ninety"라는 단어를 "nintey"로 잘못 입력했다는 사실을 알고 기분이 좋아질 것입니다. 지도는 몇 시간 후에 수정되었습니다.

3. 참을 수 없을 정도로 긴 문장

이것은 말하는 대로 정확하게 글을 쓸 때 가장 자주 발생합니다. 대화 어조는 효과가 있지만 계속되는 문장은 효과가 없습니다.

다음 두 예를 비교하십시오.

저는 이 기사를 친근하고 접근하기 쉽게 만들려고 노력했습니다. 그래서 참조용으로 몇 가지 기사를 읽고 몇 가지 메모를 적었고 너무 많은 세부 사항을 피하십시오.

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이 기사를 친근하고 접근하기 쉽게 만들려고 했습니다. 너무 많은 세부 사항을 피하여 모든 것을 단순하게 유지했습니다.

짧은 문장은 더 빨리 읽습니다. 불필요한 요점을 제거하는 것도 도움이 됩니다. 마지막으로 "and" 또는 "so"를 사용하여 긴 문장을 연결하는 경우 연결자를 제거하고 생각을 별도의 문장으로 나누어보십시오.

4. 아포스트로피 남용

Grammar Girl, Mignon Fogarty에 따르면 아포스트로피는 소유를 나타내거나 누락된 것 대신에 사용됩니다.

아포스트로피 남용의 가장 일반적인 형태 중 하나는 복수형(하나 이상)을 소유(소유권)와 혼동하는 것입니다.

• Dogs — 복수 — 하나 이상의 개.
• Dog's — 단수 소유격 — 한 개에 속함.
• Dogs' — 복수 소유격 — 개 그룹에 속합니다.

사람들이 dog(복수) 대신 dog(단수 소유격)을 사용할 때 실수가 발생합니다. 이러한 실수를 방지하려면 둘 이상을 의미하는지 아니면 소유권을 의미하는지 자문해 보십시오.

• 맞습니다 — 저는 개가 다섯 마리 있습니다.
• 틀림 — 저는 개가 5마리 있습니다.

축약형에서 아포스트로피가 작동하는 방식을 이해하면 다음과 같은 일반적인 실수에도 도움이 됩니다.

• 그것의 (그것의) vs. 그것의 (그것은).
• 당신의 (당신에게 속한) vs. 당신의 (당신은).
• 거기(위치), 그들의(소유) 또는 그들(그들이)입니다.

공정하게 말하면 아포스트로피는 정말 까다롭습니다.

• VIP와 같은 두문자어를 복수화할 때는 아포스트로피를 사용하지 않습니다.
• 하지만 아포스트로피를 사용하여 1990년대를 '90년대로 단축할 수 있습니다. (1990년대는 아님)

확실하지 않은 경우 다시 한 번 찾아보세요.

5. 오류 패턴 실명

누구나 실수를 합니다. 모든 사람. 용납할 수 없는 것은 배려의 부족입니다. 당신이 당신의 글에 주의를 기울이면, 당신이 가장 자주 저지르는 실수를 알아차리기 시작할 것입니다. 또한 이러한 실수를 쉽게 포착할 수 있습니다.

Grammarly와 같은 도구도 오류를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 설정 방법에 따라 대화형 양식에 입력한 텍스트와 소셜 미디어 게시물을 확인하도록 할 수 있습니다.

표준 맞춤법 검사를 고급 도구와 함께 사용하면 도움이 됩니다. 그러나 이러한 도구는 모든 플랫폼이나 장치에서 작동하지 않으며 맞춤법 검사로 포착할 수 없는 것, 예를 들어 맞춤법 검사에 항상 주의해야 합니다.

자신의 스타일과 단점을 알고 있다면 찾기 기능을 사용하여 보기 흉한 실수를 포착했는지 확인할 수도 있습니다.

보너스 팁

가능하면 마지막 순간까지 쓸 일이 있을 때까지 기다리지 마십시오. 그것이 정말로 중요하고 실수의 위험을 감수하고 싶지 않다면 잠을 자십시오. 다음 날 보내기 전에 다시 읽으십시오. 동료나 동료에게 검토를 요청할 수도 있습니다.

커뮤니케이션은 강력한 도구입니다. 그것을 존중하십시오. 그러면 더 많은 존경을 받을 것입니다. 무시하고 음...

(참고:세 개의 작은 점을 줄임표라고 합니다.)