지난 몇 년 동안 비즈니스 세계가 광범위하게 발전했음에도 불구하고 한 가지는 여전히 동일합니다. 시간은 돈이고 낭비되는 시간은 돈입니다.

모든 규모의 조직에서 "스마트" 회의 혁명을 주도한 것은 바로 이러한 사고방식입니다.

Fuze.com에 따르면 지난 몇 년 동안 많은 연구에 따르면 회의가 최소한의 효과를 내고 실제로 조직에 연간 수천 달러(연간 총 370억 달러)의 비용이 든다는 사실이 밝혀졌습니다. (Harvard Business Review의 회의 비용 계산기를 사용하여 회사의 회의 비용을 대략적으로 추정할 때 유용합니다.)

계산기가 방금 알려준 숫자에서 머리가 돌아가는 것을 멈추면 다음 아이디어를 조직에 가져오십시오. 지출을 중단하고 저축을 시작하여 보다 효과적인 회사가 될 것입니다.

"회의 리더" 직책 만들기

모든 회의는 관리자, 동료 또는 임원이든 누군가에 의해 시작됩니다. "스마트" 회의를 진행할 때 이 사람이 이제 "회의 리더"가 됩니다. 그들의 임무는 그들이 이끄는 회의가 효율적이고 효과적이도록 하는 것입니다.

"회의 리더"의 임무는 다음과 같습니다.

• 회의 전 양식 작성(아래 참조)
• 회의가 시작되기 전에 회의 형식을 설명하고 다룰 주제와 목표를 반복합니다.
• 타이머 설정
• 회의를 순조롭게 진행하십시오. 부수적인 대화와 주제에서 벗어난 제쳐두고
• 마지막 질문, 최종 메모 등을 위한 시간을 가질 수 있도록 회의를 5분 남기고 마무리합니다.

미팅 전 양식 작성

조직은 모든 ​​회의에 대해 명확한 계획을 가지고 있습니까? 대답은 아마도 "글쎄요, 저는 일반적으로 제가 성취하고 싶은 것을 염두에 두고 있습니다..."일 것입니다. 이 경우 혼자가 아닙니다. 회의의 63%는 미리 계획된 의제 없이 진행됩니다. 그런데도 실행 계획 없이 광고비나 운영 예산을 쓰지 않죠? 그렇다면 이러한 부품 없이 회의당 2,000달러 이상을 지출하는 이유는 무엇입니까?

이것이 사전 회의 양식이 조직에 꼭 필요한 리소스인 이유입니다. 간단한 양식으로 모든 사람이 곧 참석할 회의에 대해 책임을 지게 됩니다.

아래 질문을 사용하여 초기 템플릿을 만드십시오.

• 회의 리더(참석자가 사전에 질문을 보낼 수 있도록)
• 시간
• 회의 주제
• 예상 결과
• 사람들이 가져와야 하는 리소스

이 목록을 조직에 맞게 맞춤설정하고 템플릿을 Google 문서에 보관하세요. 이를 통해 직원들이 쉽고 빠르게 액세스할 수 있습니다. 더 많은 시간을 소비하는 것이 아니라 시간을 절약하기를 원한다는 것을 기억하십시오.

모든 사람에게 이것을 인쇄하거나 컴퓨터에서 꺼내게 하십시오. 이렇게 하면 리더와 참석자를 포함하여 모든 사람이 주제에 집중하고 집중할 수 있습니다.

시간 제한을 설정하고 사람들이 떠나도록 하십시오

예상 시간을 초과하면 비즈니스 전체를 포함하여 회의에 참석하는 모든 사람에게 영향을 미칩니다. Peter Barron Stark Companies의 사장인 Peter B. Stark는 “회의가 초과 근무를 하면 회의 시간을 낭비할 뿐만 아니라 완료해야 하는 다른 프로젝트에도 부정적인 영향을 미칩니다.”라고 말합니다.

핵심은 시간 제한을 설정하는 것이지만 "회의 리더"가 그 시간을 초과하면 사람들이 떠나도록 하는 것입니다. 초기 종료 시간이 훨씬 지나서 회의에 계속 참석했다면 다른 할 일이 있지만 일어나서 떠나는 사람이 되고 싶지는 않다는 갉아먹은 느낌을 알 것입니다. 이 규칙은 리더를 긴장 상태로 유지합니다. 그들은 쫓겨나는 사람이 되기를 원하지 않습니다. 벽에 투사된 타이머를 사용하여 더 효율적으로 만드세요('회의 리더'의 의무 중 하나).

"회의 리더"가 선택할 수 있는 계층화된 시간 옵션을 만듭니다.

• 5~15분
• 30분
• 45분
• 1시간

회의가 1시간 이상 지속되어야 하는 경우 모든 순간을 설명할 수 있도록 회의 후 양식을 요구하는 것을 고려하십시오. 직원을 세세하게 관리할 필요는 없지만 조직에서 효율성의 문화를 조성하려면 시간과 끈기가 필요합니다.

항상 정시에 시작

대부분의 회의에는 한 두 명의 늦게 온 사람이 있습니다. 그들은 문에 몰래 들어갈 때 “늦어서 죄송합니다.”라고 속삭이거나 입으로 말합니다. 다른 사람을 "방해하는" 것을 피하기 위해 발끝으로 자신의 자리로 몸을 기울입니다. 그러나 그들의 단순한 지각은 회의에 방해가 되며 나쁜 선례가 되기도 합니다.

“낙오자를 기다리는 것은 두 개의 메시지를 보낸다. 낙오자에게는 회의에 늦는 것이 좋습니다. 예정대로 나타난 사람들에게는 시간이 아깝지 않다고 한다. 항상 정시에 회의를 시작하십시오. 낙오자들은 보다 신속하게 회의를 진행하는 법을 배우고 이미 신속하게 대처한 직원들은 이러한 조치를 높이 평가할 것입니다.”라고 Office Club의 전문가들이 설명합니다.

문제는 늦는 것이 절대 금물임을 어떻게 분명히 합니까? 다음은 전문가의 몇 가지 아이디어입니다.

• 충전: 지각한 사람들은 지각한 항아리에 돈을 넣습니다. 그 돈은 다음 회의를 위한 간식과 음료에 사용할 수 있습니다. (Stever Robbins, Get-It-Done Guy)
  
• 중단하지 마십시오: "절대적으로 필요한" 경우가 아니면 사람을 업데이트하기 위해 회의를 일시 중지하지 말고 평소처럼 계속하십시오. (LeaderToday.org)
  
• 결과를 명확히 하기: “팀원이 약속을 지키지 않을 때, 그의 행동의 결과를 설명하십시오. 그가 고객 회의에 늦었다면 '고객은 당신이 도착하기까지 10분을 기다렸습니다. 나는 Ashley에게 당신을 대신해 채워달라고 요청해야 했습니다.' 아마도 그 직원은 자신의 행동이 동료들에게도 영향을 미친다는 것을 깨닫지 못할 수도 있습니다. (Jacqueline Whitmore, 비즈니스 에티켓 전문가)

참고:한두 번 늦는 것이 합리적입니다. 우리 모두는 교통 체증이나 막바지 위기에 대처해 보았으므로 만성적인 지각을 위해 이 방법을 예약하십시오.

귀하의 조직은 "스마트" 회의에 대비하고 있습니까?

이러한 "현명한" 회의 아이디어를 조직에 가져오기 전에 직원들에게 설문조사를 실시하여 조직 내 회의에 대해 어떻게 느끼는지, 회의가 가치 있는지 물어보십시오. 이 시간 동안 경영진을 포함한 모든 사람이 매주 몇 회의 회의에 참석하는지 공유합니다. 이것은 "스마트" 회의 데이터와 비교하기 위한 기준선입니다(이러한 새로운 아이디어를 시작한 후 한 달에 같은 설문조사로 전송).

시간 낭비를 멈추고 비용을 절약하기 위해 이동하면서 추적, 조정 및 조정하십시오.