많은 조직이 다른 작업장 모델을 계획하거나 적응할 시간이 없이 원격 작업에 적응했기 때문에 2020년에 플레이북을 다시 만들어야 했습니다. 이러한 전환 과정에서 많은 기업이 직면하는 걸림돌은 대면 회의를 가상 환경으로 조정하는 것입니다.
대면 회의 형식이 가상 환경으로 잘 전송될 것이라고 가정하지 마십시오. 화상 회의는 대면 회의와 비슷하지만 이 형식으로 참석자의 관심과 참여를 유지하기 어려운 경우가 많습니다. 원격 직장에서는 많은 대면 회의가 덜 필요하거나 효과적이지 않습니다.
원격 근무로 전환하는 것은 회의 전략을 검토하기에 완벽한 시기입니다. 사무실 환경에서는 회의가 기본이 됩니다. 한 시간 동안 이메일을 왔다 갔다 하는 것보다 동료가 15분 동안 사무실에 들러 무언가를 알아내는 것이 더 쉽습니다. 가상 회의는 예약하기가 더 어렵고 동료의 워크플로를 방해하고 있는지 여부를 파악하기가 더 어렵습니다.
의도적인 생각과 의도적인 행동을 통해 팀의 회의 방식을 새로운 가상 정상에 맞도록 조정할 수 있습니다. 시작하는 세 가지 방법은 다음과 같습니다.
사람들은 이사할 때 더 이상 사용하지 않는 모든 소지품을 평가하여 집을 청소하는 시간으로 사용합니다. 회의에서도 마찬가지입니다. 중단해야 하는 첫 번째 회의는 참석하는 모든 사람에게 가치를 제공하지 않는 회의입니다.
특히 원격 환경에서 각 회의의 목표와 달성 여부를 생각하는 것이 도움이 됩니다. 아이디어를 브레인스토밍해야 하거나 핵심 회사 초점에 대한 중요한 토론이 필요한 경우 회의가 최선의 선택일 수 있습니다. 그러나 너무 많은 사람들이 모든 사람이 참여하는 것은 아니며 논의된 정보가 다르게 배포될 수 있는 회의를 개최합니다.
최근에 줌 피로(Zoom Fatigue)가 인기 있는 용어가 된 데에는 그럴만한 이유가 있습니다. 사람들은 하루 종일 화상 통화를 할 힘이 없습니다. 기본적으로 가상 회의는 대면 시간의 절반이 되어야 합니다.
회의 시간을 단축하는 데 도움이 되지만 한 사람도 너무 오랫동안 방해받지 않고 이야기하지 않도록 하는 것도 중요합니다. 그렇지 않으면 회의가 아니라 독백이며 직원들은 필연적으로 경청을 중단합니다.
마찬가지로, 관리자와 부하 직원 간의 회의에 적절한 주기를 고려하는 것이 유용합니다. 사무실에서 관리자는 부하 직원이 매일 아침 커피를 마시며 15분 동안 체크인하도록 하거나 일주일에 한 번 1시간 회의를 가질 수 있습니다. 가상 팀을 이끌 때 이러한 회의를 줄이고 통합하는 것이 더 나을 수 있습니다. 이렇게 하면 직원의 프로젝트 시간 일정을 정리하고 영상 통화의 피로가 가중되는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.
화상 회의를 통해 사람들은 가상 작업장에서 완전한 대화형 회의를 열 수 있습니다. 그러나 이는 또한 안일함을 조성하여 관리자와 리더가 대면 회의 방식을 취하고 단순히 온라인으로 전환할 수 있다고 생각하게 만들 수 있습니다.
조직에서 가장 시간을 낭비하는 회의는 '업데이트 회의'입니다. 업데이트 회의는 한 명 또는 소수의 발표자가 노트나 공유 PowerPoint 자료에서 많은 정보를 읽는 경우입니다. 이러한 회의에서는 토론이나 상호 작용이 거의 없으며 특히 원격 환경에서 귀중한 시간 낭비처럼 느껴질 수 있습니다.
정보가 중요하더라도 업데이트 회의는 팀 구성원이 제한된 주의를 기울이는 방식으로 콘텐츠를 제공합니다. 팀을 지속적으로 유지하고 사람들에게 책임을 묻는 더 좋은 방법이 있습니다.
이러한 전술 중 하나는 가장 최근에 Amazon CEO Jeff Bezos가 대중화한 메모 시스템입니다. Amazon에서 Bezos는 팀원들에게 각 회의 전에 서면 메모를 작성하도록 요구합니다. 이 메모는 토론을 위한 배경 자료와 관련 정보를 제공합니다. 그런 다음 회의 시작 시 메모를 모든 참석자에게 배포하고 토론이 시작되기 전에 모든 참석자가 개별적으로 관련 정보를 읽는 시간을 가집니다.
우리는 원격 환경을 위해 이 시스템을 수정했습니다. 회의 전에 메모가 발송되고 직원들이 메모에 대해 논의할 준비를 하고 도착할 것으로 예상됩니다. 메모를 사용하면 회의에 필요한 시간이 절반 이상 줄어들고 생산성과 참여도가 훨씬 높아집니다.
더 미묘한 차이가 필요한 주제의 경우 회의를 비동기식 또는 단방향 비디오로 바꾸는 것을 고려하십시오. 복잡한 질문에 답해야 하거나 동료에게 자세한 설명을 해야 하는 경우 몇 분 정도 시간을 내어 답변을 살펴보거나 업데이트를 공유하는 자신의 비디오를 녹화하는 것이 좋습니다. 이것은 이메일보다 더 개인적일 뿐만 아니라 더 명확합니다. 어조 및 신체 언어와 같은 핵심 사항이 응답에 포함되도록 합니다. 또한 비동기식 비디오는 발신자와 수신자 모두에게 회의보다 시간이 덜 걸립니다.
사실 가상 회의는 완전히 다른 게임입니다. 하지만 불필요한 회의를 줄이고, 비동기식 영상을 사용하고, 메모 시스템을 시도하고, 회의 시간을 줄이는 데 집중한다면 원격 환경에서 세계적 수준의 회의를 개최할 수 있습니다.
