자동 시간 추적은 매우 간단하게 들립니다. 직원들은 책상에 앉아 있고, 소프트웨어는 백그라운드에서 실행되며, 도구는 업무에 집중하는 동안 작업을 수행합니다.
일부 조직의 경우 이것이 바로 필요한 것입니다. 그러나 다른 사람들에게는 그것이 자신들이 만들고 있는 줄도 몰랐던 신뢰 문제의 시작일 수 있습니다.
이 가이드에서는 이러한 종류의 추적이 귀하의 조직(기기, 법적 환경, 문화, 매일 출근하는 사람들과의 관계)에 적합한지 결정하는 데 도움을 드릴 것입니다.
자동 시간 추적은 직원이 매 세션마다 타이머를 수동으로 시작하거나 중지할 필요 없이 백그라운드에서 근무 시간을 기록하는 소프트웨어입니다.
일반적으로 이러한 도구는 회사에서 지급한 장치에서 실행되고 관리자가 배포하며 직원의 조치 없이 지속적으로 시간을 캡처합니다. 이는 개인이 자신의 습관을 이해하기 위해 사용할 수 있는 Toggl Track 또는 RescueTime과 같은 개인 생산성 앱과 구별할 가치가 있습니다.
조직의 자동 추적은 다릅니다. 전체 인력에 걸쳐 대규모로 적용되는 관리 결정이며, 이를 통해 처음부터 기업의 권한과 요구 사항이 고려됩니다.
자동 시간 추적기의 핵심 기능은 일반적으로 다음과 같습니다:
이러한 모든 기능을 통합하는 것은 방정식에서 인간 변수를 제거한다는 것입니다(예:잊혀진 출근 시간, 반올림된 근무 시간표, 주말 근무 시간 재구성). 그것이 기능인지 우려사항인지는 거의 전적으로 상황에 따라 다릅니다.
자동 시간 추적을 사용하면 시간 추적 관리에 대한 관리 부담이 초기 설정 단계 후에 대부분 사라집니다.
추적해야 할 근무 시간표도 없고, 주말에 조정해야 할 시간도 없으며, 기록에 누군가가 다시 작성해야 할 빈틈도 없습니다. 이는 분산된 팀이나 규정 준수가 중요한 워크플로를 관리하는 조직에 있어 운영상의 큰 가치입니다.
자동 시간 추적에는 다음과 같은 다양한 이점도 있습니다.
이러한 개선의 복합적인 효과는 상당한 시간을 소비하고 스트레스를 유발하는 프로세스가 사실상 눈에 띄지 않게 된다는 것입니다. 즉, 관리자는 더 높은 가치의 작업에 집중할 수 있는 시간을 더 갖게 됩니다.
자동 시간 추적은 보편적인 솔루션이 아니므로 어떤 조직도 이를 수용하기 위해 틀에 갇힐 필요가 없습니다.
자동 추적은 장치 소유권이 명확하고 규정 준수 요구 사항이 엄격하며 작업량이 많아 수동 추적이 불가능한 특정 조직 상황에서 가장 잘 작동합니다.
다음은 자동 추적 사용 사례의 몇 가지 예입니다.
이 모든 것의 공통점은 급여, 청구, 규정 준수 또는 이 세 가지 모두에 대해 시간 데이터가 영향을 미치는 조직이 가장 큰 혜택을 받는다는 것입니다.
자동 시간 추적은 중요한 관리 도구이며 다른 심각한 도구와 마찬가지로 특정 상황에서는 적합하지 않습니다. 가장 확실한 결격 요인은 기기 소유권입니다.
자동 추적은 회사 소유 또는 회사 관리 장치용으로 설계되었습니다. 직원이 자신의 노트북과 휴대폰으로 작업하는 BYOD 환경에서는 자동 추적이 적용되지 않습니다.
단순한 요구 사항을 가진 소규모 팀에서는 자동 추적이 번거로울 수 있습니다. 예를 들어, 5명으로 구성된 팀이 소수의 클라이언트에게 비용을 청구하는 경우 자동 추적 시스템을 배포하고 관리하는 비용은 그만한 가치가 없을 것입니다.
고려해야 할 또 다른 영역은 문화입니다. 자동 추적에는 모든 작업장이 준비되지 않은 수준의 조직 투명성이 필요합니다. 즉, 직원에게 알리지 않고 자동 추적을 실행하는 팀은 종종 스스로 더 많은 문제를 야기합니다. 그렇기 때문에 우리는 기업이 자신의 가치에 대해 의도적으로 시간을 할애할 것을 강력히 권장합니다.
일단 신뢰가 손상되면 재건하는 데 비용이 많이 듭니다. 시간 추적 시스템은 그만한 가치가 없습니다.
자동 시간 추적을 배포할 수 있는 모든 조직이 그래야 하는 것은 아닙니다.
소프트웨어를 설치하기 전에 아래 단계에 따라 자동 추적이 귀하의 팀에 적합한지 확인하세요.
첫 번째 질문이 가장 실격입니다. 직원들이 회사 지급 또는 회사 관리 기기를 사용하고 있나요?
대답이 '아니요'(또는 대부분 '아니요')인 경우 자동 추적은 귀하의 환경에 적합한 도구가 아닙니다.
개인 장치에 대한 백그라운드 추적에 대한 법적, 윤리적 근거는 동의가 필수이기 때문에 충분히 복잡합니다. 이 경우 투명한 시간 추적 대안을 고려해야 합니다.
소프트웨어를 평가하기 전에 해결하려는 문제가 무엇인지 구체적으로 설명해야 합니다.
규정 준수 요구 사항, 급여 정확성, 고객 청구 및 생산성 가시성은 모두 합법적인 목표입니다. 그러나 이는 서로 다른 구성과 직원과의 대화로 이어집니다.
모호한 목표는 모호한 구현을 낳습니다. 결과적으로 나중에 문제를 일으키는 출시가 발생합니다.
대규모 자동 추적에는 인프라가 필요합니다. IT 팀이 이미 Jamf 또는 Microsoft Intune과 같은 MDM 솔루션을 실행하고 있는 경우 추적을 등록된 장치에 하나씩 설치하는 대신 일괄적으로 푸시할 수 있으므로 배포 관리가 훨씬 더 쉬워집니다.
반면 해당 인프라가 아직 존재하지 않는 경우 출시 일정을 확정하기 전에 인프라 구축에 무엇이 필요한지 더 잘 이해해야 합니다.
직원 시간 추적에 관한 규칙은 국가, 주, 산업에 따라 크게 다릅니다.
미국에서는 FLSA가 근무 시간에 대한 정확한 기록을 요구합니다. 캘리포니아 CCPA에는 직원 데이터 수집 및 사용 방법에 대한 요구 사항이 추가되었습니다.
GDPR은 EU에서 운영되는 조직에 적용되며 일반적으로 고용주가 수집하는 데이터에 대해 직원에게 알릴 것을 요구합니다. 정부 계약자에게 적용되는 DCAA 규정도 준수합니다.
배포하기 전에 이들 중 어떤 것이 조직에 적용되는지 이해하는 것이 성공적인 자동 시간 추적의 핵심입니다.
이 단계는 일반적인 것보다 더 많은 관심을 기울일 가치가 있습니다.
직원에게 무엇을, 언제, 누구에게 알릴 것인지 결정합니다. 단일 기기를 등록하기 전에 이 작업을 수행하세요.
직원이 스스로 발견한(또는 사후에 제대로 설명되지 않은) 자동 추적은 직장의 신뢰를 손상시키는 경향이 있습니다. 의사소통 계획은 구현의 일부가 되어야 합니다.
소그룹으로 시작하세요. 파일럿은 전체 조직을 자동 추적 방법으로 전환하기 전에 배포 프로세스를 검증하고, 정책 설정을 스트레스 테스트하고, 직원 경험이 실제로 어떤 모습인지 이해할 수 있는 기회를 제공합니다.
파일럿 단계에서 나타나는 문제는 관리가 가능하지만, 전체 출시 후에 나타나는 문제는 훨씬 더 많은 비용이 듭니다.
Hubstaff는 생산성 모니터링, 인력 분석, 보고 및 결제 기능이 내장된 다목적 시간 추적 소프트웨어 플랫폼입니다. 기업에서는 필요에 따라 두 가지 방법으로 이를 활용할 수 있습니다:
자동 추적기 옵션을 선택하면 관리자가 자동 추적 정책을 생성할 수 있습니다. 그러면 등록된 회사 소유 기기에서 추적이 백그라운드에서 실행되며 각 세션마다 직원이 취해야 할 조치는 없습니다.
조직에 추가된 새로운 사용자는 자동으로 정책에 등록됩니다. 배포는 소규모 팀의 경우 개별적으로 수행할 수 있으며 대규모 롤아웃의 경우 MDM을 통해 일괄적으로 수행할 수 있습니다. Hubstaff는 Windows, macOS, Linux를 지원합니다.
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그렇습니다. 관리자가 자동 추적 정책을 설정하면 정책 구성에 따라 타이머가 시작되고 중지됩니다. 세션별로 직원의 조치가 필요하지 않습니다. 직원들은 시간을 기록하기 위해 애플리케이션과 상호 작용할 필요가 없습니다.
Hubstaff의 표준 앱에서는 직원이 각 세션마다 타이머를 수동으로 시작하고 중지해야 합니다. 자동 추적은 해당 요구 사항을 완전히 제거합니다. 등록된 장치에서 정책이 활성화되면 직원의 입력 없이 백그라운드에서 추적이 실행됩니다.
기본적으로는 아닙니다. 추적 정책은 예정된 근무 시간, 고정된 시간 창 동안 또는 회사 소유 장치에서 지속적으로 실행되도록 구성할 수 있습니다. 관리자는 추적이 활성화되는 시기를 정의하며 해당 매개변수는 장치가 등록되기 전에 설정됩니다.
결정은 몇 가지 솔직한 질문으로 귀결됩니다:
모든 조직이 그런 것은 아니며 이는 타당한 대답입니다. 그러한 경우 운영 수익이 상당한 경향이 있습니다.
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