어떤 세금 서류를 보관해야 하며 무엇을 파쇄해야 합니까?

서류 캐비넷이 이음새에서 파열된다면 당신은 혼자가 아닙니다. 소규모 사업자로서 사업자 등록증, 직원 기록, 회사 점심 영수증 등 모든 항목을 추적해야 하는 많은 서류 작업이 있습니다.

관리하기 더 어려운 기록 중 일부는 비즈니스의 세금 문서와 함께 제공되는 모든 증빙 서류입니다.

세금 문서 요구 사항을 탐색하는 것은 악명 높기로 악명이 높으며 소규모 기업에게는 종종 미개척 영역입니다.

기본적으로 많은 비즈니스 소유자는 결국 모든 마지막 영수증을 수년 동안 불필요하게 저장합니다. 또는 더 심하게는 압도되어 중요한 정보를 버리는 것입니다.

세금 문서를 올바르게 저장하는 것은 성공을 위한 4가지 핵심 요소입니다.

  1. 세금 문서 보관 기간 알아보기
  2. 저장할 문서 이해
  3. 파쇄하기에 안전한 문서 이해
  4. 모든 것을 체계적으로 유지하기 위한 계획 수립

중소기업은 세금 문서를 얼마나 오래 보유해야 합니까?

IRS는 최대 7 동안 귀하의 보고서를 감사할 수 있습니다. 세금 신고가 부정확하게 이루어졌다고 의심되거나 불량 부채에 대한 공제를 청구한 경우 신고 후 몇 년. 세금 신고서를 수정해야 하는 기간인 제한 기간은 신고서 제출 후 3년이 지나면 만료됩니다. 따라서 세금 신고서와 모든 증빙 서류를 최소 7년 이상 보관하십시오.

고유한 비즈니스 요구 사항을 기반으로 한 연방 세금 문서 요구 사항에 대한 전체 분석을 보려면 IRS 웹사이트로 이동하여 세금 기록 보관 기간에 대한 해당 페이지를 읽어보십시오.

그래서 어떤 세금 문서와 사업 기록이 남아 있어야 하고 어떤 것이 남을 수 있습니까?

재무 기록과 관련된 세금 규칙은 매년 변경되는 것 같습니다. 아래 가이드는 최신 요구 사항을 더 잘 이해하고 어떤 문서를 저장해야 하는지, 어떤 문서는 파쇄할 수 있고 어떤 문서는 잠금 장치가 있는지 분류하는 데 도움이 됩니다.

이 6가지 세금 문서의 종이 사본을 보관하십시오

다음 문서는 말 그대로 계속 확인하고 싶은 문서입니다. 매년 이 6개의 세금 문서를 인쇄, 보관 및 보관하십시오.

  1. 양식 1040
    소규모 기업은 1040 양식 및 기타 지원 문서를 최소 3년 동안 보관해야 합니다.
  2. K-1 일정
    S-Corp 또는 Partnership으로 제출하는 소규모 기업은 K-1 일정 문서를 최소 6년 동안 보관하여 파트너십 지분의 증거를 제시해야 합니다.
  3. 직원 기록
    직원 기록, 급여 보고서 및 기타 유사한 직원 기록 문서를 최소 7년 동안 안전하게 보관하십시오.
  4. 파트너십 계약
    모든 파트너십 또는 LLC 파트너십 계약과 해당 계약에 대한 수정 사항을 파트너십 기간 동안 하드 카피로 유지하는 것이 중요합니다.
  5. S-Corp 수락서 및 양식 2552
    편지와 양식의 사본을 무기한 보관하십시오.
  6. 필수 라이선스
    비즈니스를 운영하는 데 필요한 모든 주 및 지역 라이센스의 하드 카피를 유지하십시오.

전자적으로 저장되는 세 가지 유형의 세금 문서

모든 비즈니스 기록에 물리적 문서 추적을 유지해야 하는 것은 아닙니다. 많은 기업과 마찬가지로 기록과 문서를 전자적으로 유지하려는 경우 이러한 문서를 서버나 클라우드에 보관할 수 있습니다.

  1. 거래 명세서
    은행 또는 신용 카드 명세서 또는 기타 유사한 거래 명세서는 전부는 아닐지라도 대부분의 채무에 대한 백업 문서입니다. 종이 또는 전자 거래 명세서를 제출하고 거래의 과세 시즌이 끝난 후 최소 3년 동안 보관해야 합니다.
  2. 법적 계약
    계약서 또는 법적 구속력이 있는 문서는 해당 문서를 재검토해야 하는 경우를 대비하여 연락처의 수명 동안 및 이후 몇 년 동안 보관해야 합니다.
  3. 연방 및 주 세금 신고
    귀하의 사업체가 재산을 소유하거나 직원이 있거나 과거의 부정확한 서류가 있는 경우 최소 3년 동안 전자 기록을 유지하십시오.

이러한 문서를 전자적으로 저장하기로 결정했다면 신뢰할 수 있고 입증된 데이터 보안으로 정보를 보호하는 것이 비즈니스 안전에 매우 중요합니다. 최근 SCORE 웹 세미나 '중소 기업이 사이버 보안에 대해 알아야 할 사항'에서는 민감한 문서의 백업 및 복구에 대해 다룹니다.

어떤 전자 또는 클라우드 기반 스토리지 옵션을 선택하든 해당 플랫폼의 데이터 보안과 비즈니스를 보호하고 보안 침해가 있는 경우 데이터를 복구하기 위한 프로세스를 조사하는 데 시간을 할애할 가치가 있습니다. 이 비즈니스 클라우드 스토리지 제공업체 목록을 확인하여 비즈니스에서 민감한 정보를 전자적으로 저장하고 세금 문서 및 기타 비즈니스 기록을 정리하는 가장 안전한 방법을 결정하는 데 도움이 됩니다.

파쇄할 수 있는 문서

물리적 또는 전자적으로 저장할 필요가 없는 몇 가지 유형의 비즈니스 기록이 있습니다. 사실, 개인 정보가 포함된 일부 기록은 그렇지 않은 것보다 몇 배나 더 잘 파쇄됩니다. 여기에는 세금 문서, 법률 문서 및 위에 나열된 대부분의 기록이 제외됩니다.

비즈니스에서 유지 관리해야 할 중요한 문서를 파쇄하기 전에 항상 재무 고문 및 회계사와 확인하십시오. 그러나 일반적으로 대부분의 기업은 개인 정보가 나열된 중요하지 않은 문서를 파쇄할 수 있습니다.

해당 업무 기록을 보관할지 아니면 멀리 보관할지 잘 모르겠다면 제한 기간이 만료된 후에도 계속 보관해 두는 것이 결코 나쁜 선택이 아닙니다. 또한 기록을 디지털화하면 과거 문서를 훨씬 더 쉽게 저장할 수 있어 파일 캐비닛의 스트레스를 덜 수 있습니다.

시스템을 만들고 비즈니스 기록을 지속적으로 정리

비즈니스의 재무 기록을 정리하고 어떤 문서를 물리적 사본으로 저장할지, 어떤 문서를 전자적으로 저장할 수 있고 어떤 문서를 파쇄할 수 있는지 알았으므로 다음 단계는 올바른 파일링 및 저장 시스템을 마련하는 것입니다. 문서.

비즈니스 기록을 정리하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 SCORE 멘토의 도움을 받는 것입니다. 멘토가 귀하의 기록을 관리하기 위한 최상의 리소스를 안내하고 세금 문서 및 기타 비즈니스 기록을 정리할 수 있는 시스템을 만드는 데 도움을 줄 것입니다. 지금 SCORE 멘토에게 연락하세요.


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