모든 비즈니스에는 고객 및 공급업체 모두와 계약이 있습니다. 계약은 모든 기업의 생명선을 형성하며 종종 기업의 가장 큰 경제적 자산입니다. 그러나 국제 계약 및 상업 관리 협회(IACCM)의 연구에 따르면:
회사 계약을 더 잘 처리하면 연간 수익성을 거의 10% 높일 수 있습니다. 재정적 어려움에 직면한 기업의 경우 이러한 증가로 인해 위기의 위기에서 번영으로 돌아갈 수 있습니다.
계약 관리의 가장 일반적으로 받아 들여지는 정의는 위험을 최소화하면서 회사가 운영 및 재정적으로 최선을 다해 수행할 수 있도록 계약을 생성, 실행 및 분석하는 프로세스입니다. 즉, 재협상 시기나 문제가 있을 때만 계약서를 검토하는 접수·보관 시스템 그 이상이다. 계약 관리는 계약을 조직의 기능을 지시하는 살아있는 문서로 취급하는 것을 의미하며, 회사의 의무가 무엇인지, 그리고 다른 사람들이 회사를 위해 무엇을 해야 하는지 정확히 알고 있습니다.
따라서 부적절한 계약 관리는 계약을 준수하지 않고 의무를 이행하지 않는 것을 의미합니다. 다양한 방법으로 나타날 수 있습니다.
벌금 및 처벌 . 대부분의 계약에는 계약 조건을 준수하지 않을 경우의 결과를 설명하는 조항이 포함됩니다. 계약 관리가 없으면 특정 조건이 충족되지 않아 막대한 벌금과 벌금이 부과될 수 있습니다. 이것은 양방향으로 작동합니다. 계약자가 의무를 이행하지 않으면 제재를 가할 수 있는 권리가 있지만, 계약에 대한 최신 정보가 없으면 이러한 기회를 놓칠 수 있습니다.
기한을 놓쳤습니다. 공개된 계약은 거의 없습니다. 대부분 만료 날짜와 갱신 기한이 있습니다. 공급업체와 계약하고 갱신 기한을 놓친 경우 취소된 계약으로 인해 비즈니스 중단에 직면하거나 재협상 실패 또는 자동 갱신으로 인해 제품 또는 서비스에 대해 더 많은 비용을 지불해야 할 수 있습니다. 반면에 계약이 만료되기 전에 고객이나 동료에게 사전에 연락하지 않으면 고객을 잃거나 불리한 조건으로 재협상해야 할 수 있습니다.
채무 불이행으로 인한 손실 . 계약 수명 주기 관리에서 얻을 수 있는 통찰력이 없으면 고객 지불 내역 및 성과에 대한 전체 그림을 파악하지 못할 수 있으며 향후 수익에 부정적인 영향을 미치는 계약을 개발할 수 있습니다.
잘못된 계약 . 법률과 규정은 항상 변경되며 모든 계약이 이전 조건으로 적용되는 것은 아닙니다. 규칙에 중대한 변경이 있는 경우 이를 반영하도록 계약을 수정하거나 업데이트해야 합니다. 그렇지 않으면 법원에서 무효로 간주될 수 있습니다. 이로 인해 잠재적으로 수천 달러의 손실이 발생할 수 있습니다.
이는 잘못된 계약 관리가 수익을 저해하는 몇 가지 방법일 뿐입니다. 계약이 구성되도록 하는 계약 관리 시스템을 구현하여 이를 방지할 수 있습니다. 그러면 책에 있는 내용을 쉽게 볼 수 있습니다.
진정한 계약 관리 시스템의 첫 번째 단계는 계약을 단일 저장소로 통합하는 것입니다. 계약서는 수십 대의 직원 컴퓨터, 이메일, 서류 캐비넷 또는 여러 장소에 저장되어서는 안 됩니다. 오히려 계약 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 좋습니다. 이러한 프로그램을 사용하면 모든 계약을 한 곳에 저장할 수 있으므로 필요할 때 특정 정보를 쉽게 검색할 수 있습니다.
계약 관리 시스템을 구현하는 또 다른 이점은 계약이 모두 한 곳에 있을 뿐만 아니라 사전에 계약을 진행하는 데 필요한 가시성을 얻을 수 있다는 것입니다. 일부 회사는 스프레드시트 소프트웨어를 사용하여 계약의 주요 날짜와 이정표를 추적하기로 선택하지만 이 시스템은 번거롭고 부정확할 수 있습니다. 말할 것도 없이, 스프레드시트에서 계약의 모든 측면을 모니터링하는 것은 어렵습니다. 즉, 직원이 계약을 평가하고 실행할 때 핵심 사항과 고려 사항을 놓칠 수 있습니다.
그러나 단순한 계약 "저장"이 아닌 계약 관리로 전환할 때의 가장 큰 이점은 수익성이 향상된다는 것입니다. 모든 비즈니스는 더 건강한 수익을 보고 싶어하므로 계약을 관리하지 못해 돈을 테이블에 두지 마십시오.